とおるです。

業務改善月間、4週目に入りました。
今週のテーマは、月次の報告書です。

うちの会社、5月末で締め日を迎えるところも多いと思うんですけど、
月末になると、こういう光景がよくあります。

経理担当者の机に、領収書の山ができる

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営業担当者が、Excelのフィルタを回し続ける

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社長は「月次まだ？」って、夕方に2回くらい聞きに来る

毎月この景色、繰り返してませんか？

僕も、前の会社で、ずっとやってました。
月の最後の3日間は、集計地獄って自分で呼んでました。

具体的には、

1. 各営業から Excelで売上一覧を集める（人によってフォーマットが違う）
2. それを コピペで1つにまとめる
3. 経理から入金確認を Excel でもらう
4. 製造から出荷数を紙の日報でもらう
5. それを全部 PDF にまとめて、社長に提出

これに毎月3日間、丸ごと吸われてました。

それで、社長に渡したPDFが、また直されて戻ってくるんですよ。

「ここの数字、先月と並べて見られない？」

「えっと、過去のExcelからもう一回引っ張ってきます…」

これだけでさらに半日飛ぶ。
そして翌月、また同じことを繰り返す。

何が起きてるかと言うと、

何回も繰り返してる作業本来やりたい作業
売上を集める売上の 意味を考える
数字を転記する数字の 動きを読む
PDFを作る来月の 打ち手を決める

「集める」「転記する」「整える」に時間を使い切って、
本当にやりたい「考える」に時間が残らない。

これ、技術的には完全に解ける問題なんですよね。
だって、

- 売上はシステムに入ってる
- 入金もシステムに入ってる
- 出荷もシステムに入ってる

それぞれが別の Excel やシステムにあるだけで、
1つにまとめれば、ボタンひとつで月次レポートになる話なんです。

ここで、よく聞く反応がふたつ。

ひとつ目: 「うちは部門ごとに使ってるシステムがバラバラだから無理」
ふたつ目: 「システム連携は高くつくって聞いた」

これも昔は本当でした。でも、今は違う。

業務を話すだけで、自分の会社用の月次ダッシュボードが、
1〜2週間で動くような時代になりました。

具体的には、こんな画面です。

- 全営業の売上が 1画面に集まる
- 入金状況が 色分けで見える
- 前月比 / 前年同月比が 自動で出る
- 締め日になったら、PDFが自動で生成される

社長が見たい数字を、社長が画面を開けば見られるようになる。

ある加工業の会社、社員25人くらいで、
月次レポートに3日かけてたところを、
Navi で社内ダッシュボードを作ってもらったんです。

3週間で動きました。

そしたら、月末3日間が 半日になりました。
その半日も、もう「集計」じゃなくて「確認とコメント」でした。

「数字を作る作業」が消えて、「数字を読む時間」が増えた

って、社長が言ってました。

以前今
月末3日間が集計で潰れる月末3日間が分析になる
Excelを4枚開いて転記画面を1つ開く
社長が「月次まだ？」社長がいつでも見られる
月次が出るのが月初の5日後月初の朝に出る

おすすめのスタートは、全部一気にやろうとしないことです。

最初は、

「社長が一番見たい数字、3つだけ」

をダッシュボードにする、で十分。

そこから、必要に応じて広げていけばいい。
最初から完璧を目指すと、ほぼ終わらないっていうのは、僕がさんざん通ってきた道です。

月末の集計地獄、5月で卒業するつもり、ありませんか？

報告書を作る人より、報告書を読んで動ける人を、会社は本当は欲しがってます。
集計に3日溶かすのは、もう、もったいない時代です。