都内で美容室を経営しています。
スタイリスト6人、アシスタント3人、合わせて9人のサロンです。
オーナー兼スタイリストで、自分も普通にお客さんに入ってます。
今日は、ずっと困ってた シフト管理 の話を書きます。
うちは、土日が忙しくて、平日が普通くらい、っていう典型的な美容室のリズムで、
毎週シフトを組み直してます。
人によって、
- 土日入れる人 / 入れない人
- 子供の保育園のお迎え時間
- 学校が忙しい時期 / 暇な時期
- 副業の都合
- 体調や予約の集中度
が違う。
これを、毎週ぜんぶ私の頭の中で組んでました。
具体的には、こんな流れでした。
1. 月曜の朝、私が ホワイトボードに翌週の枠を書く
2. スタッフ全員に LINEで個別に「来週、いつ入れる？」を聞く
3. 返事が 3日くらいかけて返ってくる（みんな見るの遅いし、私も忙しい）
4. 集まった希望を、Excel に手で入力
5. 重なりを見て、穴埋め交渉を LINEで始める
6. 金曜にようやく確定 → 全員に 共有
これに、毎週6〜8時間くらい吸われてました。
シフト組むためだけに、営業日の半日くらいが消える感覚でした。
しかも、確定したシフトが、よくズレるんですよね。
「あ、その日子供の発熱で…」
「土曜のあの人と、シフト変わってもらえました」
「あれ、私その日入ってないつもりだったんですけど」
LINEのグループにシフト変更の連絡が飛び交って、
最終版がどれかわからなくなる。
知り合いの紹介で、Navi を試してみました。
正直、ITは超苦手です。
LINEとInstagramくらいで、シフト用のアプリもいくつか試したけど、全部しっくり来なかった。
「うちに合うのが見つからない」って、ずっと諦めてました。
最初の AI との会話で、こんなことを聞かれました。
「シフト組む時、一番時間かかってるところはどこですか？」
「希望を集めるところと、穴埋め交渉です」
>
「希望はどう集めてますか？」
「私が個別にLINEで」
>
「希望の締め切りはありますか？」
「ある程度はあるけど、みんな結構過ぎてくる」
「希望提出を、画面でやってもらえますか？」って提案されました。
それまで自分が一番きつかったのは、
「催促のLINE」を週に何回も送る作業だったんですよね。
これを「画面に開けば、自分で入力する」に変えるだけで、全然違うって言われて。
3週間くらいで、こんな画面ができました。
- 各スタッフが、自分のスマホで来週の希望を入力
- 締め切り24時間前に 自動でリマインド
- 私の画面で、全員の希望が一覧で見える
- ダブってる時間、足りない時間が 自動で色分け
- シフト確定後、全員のスマホに自動で配信
それまで毎週6〜8時間かかってたシフト作業が、1〜2時間になりました。
でも、本当に変わったのは、それより別のところかもしれません。
スタッフのみんなが、
「希望を出す責任が、自分にあるってわかった」
って言うようになったんです。
これまでは、私から催促されて答える、っていう受け身だったのが、
画面が「あなたの希望、まだですよ」って自動で言ってくれるから、
自分のタイミングで、自分から出すように変わった。
雰囲気が、ちょっとだけ大人になった気がします。
| 以前 | 今 |
|---|---|
| LINEで個別に催促 | 画面に自分で入力 |
| シフト作成 6〜8時間/週 | 1〜2時間/週 |
| 確定後の変更がカオス | 変更も画面に履歴 |
| 「最新どれ？」がよくある | 真実はひとつ |
正直に言うと、最初の数日は全員ぐずぐずでした。
「LINEの方がラク」「画面開くの面倒くさい」って文句もありました。
でも、1週間経ったら、誰も LINE で希望を出さなくなりました。
人間って慣れます。いいものに慣れたら、戻れないんだなって思いました。
ITに自信がない自分でも、
自分のサロンの形に合わせた画面が手に入りました。
「市販のアプリにうちが合わせる」じゃなくて、
「うちのやり方を、そのまま画面にする」ができた。
これが、一番大きかったです。
来月は、お客様の予約管理もこれに乗せていく予定です。
ちょっとだけ、楽しみになってます。