とおるです。
業務改善月間、3週目です。
今週は、顧客リストの話を書きます。
中小企業を回ってると、ほぼ100％この光景を見ます。
共有フォルダに「顧客リスト_最新.xlsx」が置いてある。
営業も、事務も、社長も、これを開いて編集してる。
これ、最初はうまく回るんですよ。
情報がひとつにまとまってる気がするから。
でも、しばらく経つと、
- ファイルが開けない（誰かが開きっぱなし）
- 開いたら読み取り専用で、自分の修正が反映できない
- 修正しようとして、別名で保存される
- 翌日には「顧客リスト_最新_営業課.xlsx」が増える
- 翌週には「顧客リスト_最新_最新_本物.xlsx」になる
これ、見たことありませんか？
僕はあります。何回も見てます。
実は、自分が前の会社にいた頃、
「最新リスト」が4種類ありました。
社長が見てるリスト。
営業1課が見てるリスト。
営業2課が見てるリスト。
事務が見てるリスト。
全員、自分のが「最新」だと思ってる。
だから、誰の電話番号で連絡するかで、毎回モメる。
これ、何が起きてるかと言うと、
Excel に「同時編集」を期待してるってことなんですよね。
でも、Excel は元々、1人で1ファイルを扱う前提のソフト。
Google スプレッドシートにすれば多少マシになるけど、それでもまだ不便。
| Excel共有運用 | 共有DB運用 |
|---|---|
| 同時に開けない | 同時に編集できる |
| バージョンが分裂する | 1つしかない |
| 誰が直したかわからない | 履歴が残る |
| 誤って消すと終わり | 戻せる |
| 権限分けができない | 役割ごとに見える範囲を変えられる |
ここで、よくある反応がふたつ。
ひとつ目: 「CRM入れたいけど、月数万円する」
ふたつ目: 「うちの業務にハマるCRMがない」
実は、CRM じゃなくていいんです。
「自分の業務に必要な顧客情報」だけを管理する画面を作れば、それで足りる。
たとえば、
- 名前 / 連絡先 / 担当者
- 直近の取引日 / 取引額
- 次の予定
ぐらいの4〜5項目で動く会社って、すごく多いんですよ。
これくらいの「シンプルな顧客台帳」なら、
業務を話すだけで、1〜2週間で動くような時代になりました。
僕がさっき話した4社の「最新リスト」みたいな会社にも、
ひとつの真実を持たせることができる。
全員が同じ画面を見ている。
>
修正は履歴付きで残る。
>
誰が触っても、今日の最新が表示される。
これだけで、毎週起きてる「どっちが正しい？」のすり合わせ会議が、消えます。
うちの近くの5人くらいの不動産屋さんで、
これを試した方がいるんですけど、
それまで毎週月曜の朝に、
「先週どの物件、どこまで進んだ？」っていうすり合わせ会議を1時間やってたらしいんです。
顧客台帳を共有DBに移してから、その会議が5分になりました。
「画面見ればわかるじゃん、で終わるんだよね」
って、社長が笑ってました。
| 以前 | 今 |
|---|---|
| 月曜朝の進捗会議 1時間 | 朝礼で5分 |
| ファイル4種類 | 画面1つ |
| 「どっちが正しい？」が頻発 | 真実はひとつ |
| 営業1課と2課で情報共有なし | お互いの動きが透明 |
「Excel共有」は、業務改善の最初の一歩としては偉大です。
でも、そこで止まってる会社が多すぎるんですよね。
5月、もし「うちもこのパターンだな…」って思ったら、
顧客リストを Excel から外に出す、これだけで会社の動きが変わります。
業務改善月間、第3週目の提案でした。