通知・アラートが業務を変える理由

わたるです。

業務改善の話で、地味だけど効くやつといえば、
通知とアラートです。

エンジニア視点だと当たり前なんですけど、
これ、業務側に持っていくと、ぜんぜん使われてないんですよね。

業務でよくあるパターンって、こうじゃないですか。

月末に集計しないといけない、忘れないようにしよう

在庫が一定以下になったら発注、忘れないようにしよう

請求書の支払い期日、忘れないようにしよう

全部、「忘れないようにしよう」で運用されてる。

つまり、気合いと記憶力で業務を支えてる。
これ、エンジニアから見ると、けっこう怖い構造です。

人間は忘れます。絶対に忘れます。
忙しい日とか、体調悪い日とか、新人さんに任せた日とか、
忘れる隙はいくらでもあるんですよね。

ここで、エンジニアが業務に入ると、ほぼ必ず提案するのが、

「機械に思い出させましょう」

です。

機械に思い出させる、っていうのは具体的には、

- 在庫が10個切ったら Slack に通知
- 月末3日前に 担当者に自動でメール
- 請求書の入金が5日遅れたら画面に赤い印
- 商談が30日動いてなかったら注意マーク

こういう 「自動で気づかせてくれる仕組み」 を、業務の中に入れていく。

これ、入れた瞬間に何が起きるかと言うと、

「忘れる」が、業務から消える。

これだけなんですけど、効果がすごいんです。

去年、ある運送会社さんで、
毎月10件くらい「請求漏れ」が起きてた、って話を聞きました。

担当者は真面目でした。記憶力もいい人でした。
でも、月100件超える請求を、人の目だけで管理してたんですよね。

そこに「30日経って未請求の案件は、画面のトップに赤く出る」
っていう、たった1つの通知を入れたんです。

すると、その月から 請求漏れがゼロになりました。

担当者の能力が変わったわけじゃない。
業務の構造が変わったんです。

これが「通知1個入れただけ」で起きた変化です。

ここで一つ大事な話があります。

通知を入れるなら、「自分の業務に合った通知」じゃないとダメです。

世の中の通知って、鳴りすぎなんですよ。
スマホの通知バッジが100個くらいたまってる人、いますよね。

「全部に通知」を入れると、全部スルーされるんです。
人間は、毎日鳴るアラームを、いずれ聞かなくなる。

だから、業務に合わせて、

- どのタイミングで
- 誰に
- どんな手段で（メール / Slack / 画面の印）

を、一つずつ設計する必要があります。

ここが、テンプレで通知設定すると失敗する理由です。

Navi で業務システムを作る時にも、
通知の設計は 業務を話してもらいながら一緒に決めていきます。

「在庫が切れる前ってどう気づいてますか？」

「気づくのが遅れた時、何が困りますか？」

「気づくのは誰でもいいですか？それとも責任者だけ？」

こういう質問をしながら、
自分たちの業務に合った通知だけを入れる。

通知って、地味な機能なんですけど、
「気合いで覚える業務」を「自然に流れる業務」に変えるスイッチなんですよね。

5月の業務改善、通知ひとつだけ入れる。
これ、結構コスパのいい一歩だと思います。